Politique de confidentialité
1. Qui sommes-nous
EMASES est une société française (SASU), immatriculée en France sous le numéro RCS Créteil 990 457 665, dont le siège social est situé 251B rue Paul Vaillant Couturier, 94140 Alfortville, France. EMASES conçoit, développe et exploite des plateformes métier gouvernées sur les technologies Microsoft, et agit en qualité de responsable de traitement pour les données personnelles décrites dans la présente politique.
Pour toute question relative aux données personnelles, contactez-nous à privacy@emases.eu.
2. Ce que couvre cette politique
Cette politique explique comment EMASES traite les informations personnelles dans le cadre de :
- Le site EMASES, emases.eu, y compris ses pages en français.
- Nos offres Microsoft AppSource, dont YOYP Budget & Expenses Hub, une plateforme gouvernée de budget, de dépenses et de prévisions destinée aux équipes finance, construite sur Microsoft Power Pages et Microsoft Dataverse et déployée dans le tenant Microsoft du client.
- La plateforme elle-même, une fois déployée chez un client.
3. La plateforme : votre organisation détient et contrôle ses données
YOYP Budget & Expenses Hub fonctionne à l'intérieur de l'environnement Microsoft du client. Cela emporte une conséquence directe en matière de confidentialité :
- Votre organisation est responsable de traitement pour l'ensemble des données présentes dans son déploiement de la plateforme, y compris les données personnelles de ses utilisateurs telles que les noms, adresses email et attributions de rôles utilisés pour l'authentification et le contrôle d'accès. Ces données résident dans le tenant Microsoft de votre organisation, protégées par sa propre sécurité Microsoft et régies par ses propres politiques.
- EMASES n'héberge pas, ne collecte pas et ne dispose d'aucun accès permanent à ces données. Lorsque EMASES intervient pour le déploiement ou le support, tout accès a lieu à la demande du client, sous son contrôle et dans le cadre de ses accords, EMASES agissant sur instruction du client.
- Au sein de la plateforme, l'accès est basé sur les rôles : chaque personne authentifiée ne voit que les données que son rôle et ses affectations autorisent, via les permissions de table et les rôles web de Microsoft Power Pages.
4. L'assistant IA optionnel
La plateforme inclut un assistant IA optionnel, en lecture seule, qui explique les chiffres et rédige des rapports. Si un client l'active :
- Lorsqu'une personne authentifiée pose une question ou génère un rapport, les chiffres nécessaires à cette demande sont transmis à notre fournisseur d'IA, Anthropic, afin de produire le texte. Seules les données que cette personne est déjà autorisée à consulter peuvent être incluses, l'assistant fonctionnant à travers sa propre session et ses propres permissions.
- Le relais opéré par EMASES est sans état : il vérifie l'authentification de la personne, transmet la demande et n'en conserve aucune copie. Le contenu des demandes n'est ni stocké ni journalisé par EMASES.
- Selon les conditions commerciales du fournisseur d'IA, les données soumises via son API ne sont pas utilisées pour entraîner ses modèles et ne sont conservées que brièvement à des fins de sécurité et de conformité. Lorsque cela implique un transfert hors de l'Espace économique européen, celui-ci s'effectue sous les garanties appropriées prévues par les conditions de traitement des données du fournisseur.
- L'assistant ne peut jamais créer, modifier ou supprimer de données, et la fonctionnalité peut être entièrement désactivée, auquel cas rien ne sort de l'environnement du client.
- Si un client exige que les données ne quittent jamais son propre environnement Microsoft, l'assistant peut utiliser un modèle exécuté dans le tenant Azure du client. Dans cette configuration, aucun chiffre n'est transmis à Anthropic.
5. Ce qu'EMASES collecte, et pourquoi
| Quoi | Quand | Pourquoi (finalité) | Base légale |
|---|---|---|---|
| Coordonnées (nom, email, société, fonction) et votre message | Lorsque vous nous contactez via le site, par email, ou en manifestant votre intérêt via notre offre Microsoft AppSource | Pour vous répondre, assurer le suivi de votre demande et gérer notre relation commerciale | Notre intérêt légitime à répondre aux demandes ; mesures précontractuelles |
| Échanges et informations contractuelles | Lorsque nous travaillons ensemble | Pour fournir nos services, facturer et respecter nos obligations légales | Exécution d'un contrat ; obligation légale |
| Journaux techniques de base | Lorsque vous visitez le site | Pour maintenir la sécurité et le bon fonctionnement du site | Notre intérêt légitime à exploiter un site sécurisé |
Nous ne vendons pas de données personnelles, nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires et nous ne procédons à aucune décision automatisée ni à aucun profilage.
Le site EMASES n'utilise aucun outil d'analytics, aucun traceur publicitaire et aucun cookie non essentiel.
6. Avec qui nous partageons les données personnelles
- Microsoft, en tant qu'opérateur d'AppSource et des services cloud Microsoft sur lesquels reposent notre site, nos offres et nos systèmes internes.
- Anthropic, en tant que fournisseur d'IA pour l'assistant optionnel, comme décrit à la section 4.
- Vercel, en tant que fournisseur d'hébergement et de diffusion du site EMASES.
- Prestataires de services, auxquels nous recourons pour notre activité, tels que la messagerie et la comptabilité, dans le cadre d'accords appropriés.
Nous ne partageons de données personnelles avec personne d'autre, et jamais à des fins de marketing propre à ces tiers. Lorsqu'un transfert hors de l'Espace économique européen a lieu, il est encadré par les conditions de traitement des données du prestataire concerné et par des garanties appropriées.
7. Durée de conservation
- Demandes et prospects : le temps nécessaire au traitement de la demande et à son suivi, et au maximum 3 ans après notre dernier contact.
- Documents contractuels et de facturation : pendant les durées imposées par le droit français.
- Requêtes de l'assistant IA : aucune conservation par EMASES, comme décrit à la section 4.
8. Sécurité
EMASES applique des mesures techniques et organisationnelles appropriées : les données de la plateforme ne quittent jamais l'environnement Microsoft du client ; l'accès au sein de la plateforme est basé sur les rôles et appliqué par la plateforme elle-même ; le relais IA est sans état et ne conserve aucun contenu ; et nos propres systèmes fonctionnent sur les services cloud Microsoft, avec un accès limité aux personnes qui en ont besoin.
9. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et d'effacement de vos données personnelles, d'un droit à la limitation et d'opposition au traitement, ainsi que d'un droit à la portabilité. Pour exercer ces droits, contactez-nous à privacy@emases.eu. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle française, la CNIL (cnil.fr).
Si votre question porte sur des données présentes dans le déploiement de YOYP Budget & Expenses Hub de votre organisation, celle-ci en est le responsable de traitement : veuillez contacter l'administrateur de votre organisation, que nous assisterons si nécessaire.
10. Modifications de cette politique
Si nous modifions cette politique, nous mettrons à jour cette page ainsi que la date figurant en haut. Les modifications significatives affectant les clients seront communiquées directement.